BUSINESS 05: Jak napsat anglický email

Unit 05: EMAILS

TIPS and TRICKS: Jak napsat anglický email

Jak jistě víte, v našem příběhu (storyline), který uvádí každou lekci, dostal Michael Skoda email od pracovní agentury, kde se uchází o místo. Byl to email velice obecný a Michael se bohužel ani nedozvěděl, jestli má šanci dostat se na pracovní pohovor. Netrpělivě čeká, zda se mu ozvou ještě jednou a pozvou ho na pohovor do Londýna.

My si však mezitím řekneme něco právě o psaní emailů v angličtině.

Na úvod bych rád připomněl, že email se liší od běžného dopisu. Mají však také mnoho společného. Ač je emailová forma komunikace považována za méně formální než dopis, emaily se dají rozdělit do třech kategorií:

Neformální email:

Tento druh emailu je studentům angličtiny určitě nejbližší, jelikož zde mohou používat hovorové výrazy a zkratky. Neformální dopis budete posílat třeba kamarádovi, nebo kolegovi, kterého velmi dobře znáte. Email bude velice stručný a nebudete v něm pravděpodobně řešit styl, či uhlazenost.

Neutrální email:

Tento email není ani příliš formální, ani neformální. Vyvarujete se zde hovorových výrazů, ale na druhou stranu nebudete volit ani obraty příliš knižní. Styl je věcný. Takový email zašlete například kolegovi, kterého dobře neznáte, nadřízenému, či obchodnímu partnerovi, se kterým již spolupracujete.
Neutrální formu je občas složitější odhadnout. Někdy se může jednat o neutrální dopis s neformálním 'nábojem' nebo naopak s formálním. Z tohoto důvodu se budeme níže věnovat především formálním a neformálním emailům.

Formální email:

Formální email je pro studenty angličtiny nejtěžší, jelikož je zde zapotřebí používat obraty, které se nepoužívají v běžném hovoru, a studenti je nemohou znát většinou ani z knih, filmů nebo seriálů. Takový email budete posílat obchodním partnerům, které například chcete získat pro spolupráci, nebo budete-li zasílat oficiální stížnost.

Zavináč

Pokud se budeme bavit o emailech, je třeba zmínit možná to nejdůležitější, a to je 'zavináč'. Studenti velmi často neví, jak tento znak přečíst, ale je to velice jednoduché:

zavináč = at

Můžete vám pomoci tento obrázek:

Představte si znak zavináče, který je vlastně písmeno a, kolem kterého je 'obtočeno' písmeno t.

Čtení emailové adresy

Se čtením emailové adresy nejvíce souvisí schopnost hláskování. Studenti to však často podceňují, a pokud jim někdo diktuje svoji emailovou adresu, řádně se zapotí.

O hláskování zde máme samostatný článek Jak na to: Spelling, čili hláskování, kde si můžete jednotlivá písmena poslechnout. Určitě toto téma nepodceňujte a snažte se spelling doučit.

V emailové adrese však jsou ještě další důležité znaky:

zavináč = at

podtržítko = underscore

pomlčka = hyphen
hyphen je krátká pomlčka, která rozděluje slovo, dlouhá pomlčka je pak dash

lomítko = slash
zpětné lomítko = backslash

tečka = dot

Záhlaví emailu

Pokud jde o záhlaví, email a dopis se liší. U dopisu píšete adresu odesilatele i příjemce. U emailu nic takového nenajdete.

Hlavička emailu je vždy stejná, a pokud používáte anglický editor, setkáte se s těmito výrazy:

from = od
to = pro
cc (carbon copy) = kopie carbon paper = 'kopírák'
bcc (blind carbon copy) = skrytá kopie
subject = předmět

reply = odpovědět
reply to all = odpovědět všem
forward = přeposlat

Subject (předmět zprávy)

Asi není potřeba zdůrazňovat, že předmět zprávy (subject) musíte vždy vyplnit. Měl by být pochopitelně jasný a stručný. Pokud máte referenční číslo, číslo objednávky nebo nabídky, je vhodné je napsat přímo sem.

Oslovení

Při volbě oslovení je důležitý styl dopisu, jedná-li se o formální, neutrální nebo neformální email.

Formální oslovení

Formálnímu oslovení jsme se již věnovali ve čtvrté lekci v kapitole Jak napsat motivační dopis. Pojďme si to zopakovat:

Oslovení je spíše obecně věcí dopisů jako takových, než pouze emailů. Dopisům se budeme podrobně věnovat v některé z dalších lekcí.

- znáte-li jméno příjemce emailu, pak napíšete:

- neznáte-li však jméno dotyčné osoby, musíte použít univerzální oslovení:

Neutrální oslovení

Neutrální až lehce neformální oslovení je oslovení jménem, za kterým je většinou čárka. Můžete ji však vynechat:

Neformální oslovení

V neformálním emailu oslovujete příjemce velice přátelsky, například Hi nebo Hello. Opět můžete (ale nemusíte) napsat čárku:

Ať už si zvolíte toto znaménko jakékoli, v následující větě (první věta těla dopisu) by mělo začít první slovo velkým písmenem.

Tělo emailu

Do samotného emailu pak napíšete to nejdůležitější. Této části se však nebudeme zatím příliš věnovat, protože je velice obsáhlá.

Podrobněji se budeme věnovat jednotlivým tématům v našich dalších lekcích. Budeme řešit poptávky, nabídky, fakturace, platby, stížnosti, reklamace, upomínky, omluvy a další.

V tomto obecném článku je však třeba připomenout základní rozdíly mezi formálním a neformálním emailem.

Formální email

- nestažené tvary (you're you are)
- delší věty
- knižnější výrazy
- používání delších tvarů slov (TV television)

Neformální (neutrální) email

- stažené tvary (you're)
- krátké věty
- internetové zkratky
- emotikony
- používání zkrácených tvarů (TV)

Rozdíly mezi formální a neformální angličtinou

Jak jsem již zmiňoval, je důležité znát míru formálnosti. Pokud si nejste jisti, raději používejte formálnější výrazy.

Pojďme si nyní ukázat několik příkladů slovíček, která se používají spíše ve formálním nebo v neformálním emailu (nebo dopisu):

neformální	formální
thanks	thank you
I'm sorry	I would like to apologize
can you	could you
get	receive
give	provide Připomínám záludný slovosled. Více v kapitole Word Analyses lekce 3.
buy	purchase
more	further
a lot of	a number of
lots of	a great deal of
because of	due to
maybe	perhaps
but	however
because	since, as více v článku Příčinné věty
also	in addition
so	therefore

Nyní si ukážeme několik příkladových vět:
formální angličtina je zvýrazněna modře

Please get in touch with me if you want to know more.
Please do not hesitate to contact me if you need further details. Prosím neváhejte mne kontaktovat, pokud budete potřebovat další detaily.

I'm sorry for any problems that I've caused you.
I would like to apologize for any inconvenience I may have caused you. Rád bych se omluvit za nepříjemnosti, které jsem mohl způsobit.
I would like to apologize for any inconvenience you may have suffered. Rád bych se omluvit za nepříjemnosti, kterými jste musel projít.
apologize (v) = omluvit se, apology (n) = omluva

If you need more information...
Should you need further information... Pokud byste měl potřebovat... (o inverzi si přečtěte samostatný článek)
O inverzi v podmínkových větách si přečtěte ZDE.

Thanks for your email about...
Thank you for your email regarding... Děkuji za váš email ohledně...

Could you please...
I would be grateful if you could... Byl bych vděčný, kdybyste mohl...

We sent your order on...
Your order was dispatched on... Vaše objednávka byla odeslána...

I'm sorry to tell you...
I regret to inform you that... S lítostí vám musím oznámit...

I'm happy to tell you...
I'm pleased to inform you that... Jsem potěšen, že vám mohu oznámit, že...

I'm writing to let you know...
I am writing to draw your attention to... Píši, abych poukázal (přitáhl vaši pozornost) na... (nezapomeňte, že DRAW neznamená pouze kreslit)

Thanks for letting me know.
Thank you for bringing the matter to my attention. Děkuji, že jste mně na tu záležitost upozornil. (přinesl tu záležitost k mé pozornosti)

Sorry, I won't make it to the meeting.
I am afraid I will not be able to make it to the meeting. Obávám se, že nestihnu dorazit na to jednání. MAKE IT = stihnout někam dorazit

I can say that...
I can assure you that... Mohu vás ujistit, že...

Can you...?
I was wondering if you could... Zajímalo by mě, jestli byste mohl...
Would you be so kind and...? Byl byste tak laskav a...?
Would you be so kind as to...? Byl byste tak laskav a...? Pozor na spojení 'as to' za touto vazbou.

Don't forget...
I would like to remind you... Rád bych vám připomněl...

I'm sorry for...
Please accept my sincere apologies for... Prosím přijměte mou upřímnou omluvu za...(většinou se používá množné číslo)
apologize (v) = omluvit se, apology (n) = omluva

Thanks for letting us...
Thank you for giving us the opportunity to... Děkujeme, že jste nám dali příležitost k...

See you on Friday.
I look forward to seeing you on Friday. Těším se na naše páteční shledání.

I want an immediate refund.
I insist on an immediate refund. Trvám na okamžitém vrácení peněz.

I'd be happy if you could...
I would appreciate it if you could... Ocenil bych, kdybyste mohl... (pozor na slůvko IT, které nesmí chybět)

We will talk about it with...
We will discuss the matter with... Prodiskutujeme tu záležitost s...
Více o slovíčku MATTER ZDE.

I'll find more about it and get back to you ASAP.
I will look into the matter and get back to you as soon as I can. Prošetřím tu věc a ozvu se vám, jakmile budu moci.

It's a big problem for us.
The situation is causing us considerable inconvenience. Situace nám způsobuje značné nepříjemnosti.

Please take care of that ASAP. Pozor! 'take care about' je špatně
I hope you will deal with this matter promptly. Doufám, že tu záležitost urychleně vyřídíte.
Více o slovíčku DEAL ZDE.

You can order our goods...
Our goods may be ordered... Naše zboží může být objednáno...

Thanks a lot.
Thank you very much. I really appreciate it. Děkuji mnohokrát. Velice si toho vážím.

The date is not suitable for me.
The date is rather inconvenient. To datum se mi spíše nehodí.

I don't think that...
I find it hard to believe that... Přijde mi těžké uvěřit, že...

Do you know...?
Would you happen to know...? Neznal byste náhodou...?

Do you have...?
Do you happen to have...? Nemáte náhodou...?
Více o vazbě HAPPEN TO se dočtete ZDE.

Závěr emailu

Pod hlavní část dopisu nezapomeňte napsat závěrečný odstavec. I zde se pochopitelně rozlišuje formální a neformální zakončení. V neformálním emailu je však tato část velice volná, proto si zmíníme jen příklady formální:

I would appreciate it if you could reply as soon as possible. Ocenil bych, pokud odpovíte co nejdříve. Pozor na IT, které zde nesmí chybět.
I await your prompt reply with great interest. Očekávám vaši rychlou odpověď s velkým zájmem.
Thank you in advance for your prompt reply. Předem děkuji za rychlou odpověď.
I would be grateful for your response as soon as possible. Byl bych vděčný za vaši odpověď co nejdříve.
I would be very pleased to meet with you and discuss the matter in further details. Byl bych velmi potěšen, kdybychom se mohli setkat a více prodiskutovat tu záležitost.
Should you require any additional information, do not hesitate to contact me. Budete-li potřebovat další informace, neváhejte mne kontaktovat.
Please contact me at your earliest convenience. Prosím kontaktujte mne co nejdříve. (jak vám to bude nejdříve vyhovovat)
I will be happy to hear from you in the near future. Budu šťastěn, pokud se brzy ozvete. (pokud se ozvete v brzké budoucnosti)
I hope to hear from you in the foreseeable future. Doufám, že se ozvete v dohledné budoucnosti.
Please feel free to contact me if you have any questions or concerns. Kontaktujte mne, pokud budete mít jakékoli dotazy nebo nejasnosti. CONCERN = starost, obava, nejasnost
I look forward to your prompt reply. Těším se na vaši rychlou odpověď.
I look forward to meeting you. Těším se na naše setkání.
I look forward to hearing from you. Těším se, až se ozvete.

Závěrečný pozdrav

I zde je důležité rozlišovat formální, neformální a neutrální angličtinu.

Formální pozdrav

I o závěrečných pozdravech jsem se již bavili ve čtvrté lekci. Pro připomenutí:

Pravidla závěrečného pozdravu v dopisech, tedy i v oficiálních emailech, jsou následující:

- znáte-li jméno adresáta (Dear Ms Wong):

- neznáte-li jméno adresáta (Dear Sir/Madam):

Neutrální pozdrav

Neutrální nebo méně formální pozdravy jsou například:

Neformální pozdrav

Neformální pozdrav může být prakticky cokoli, například:

Pozn.: Ať píšete formální či neformální email, pokud jde o interpunkční znaménko za závěrečným oslovením, platí většinou následující pravidlo:
Pokud jste napsali za oslovením v úvodu dopisu čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu.
Je to však obecné pravidlo, které se často 'porušuje'.

Přílohy

Pokud přikládáte v emailu přílohu, je dobré na tento fakt upozornit a zde se nám opět mohou hodit některá ustálená spojení:

Please find attached my CV.
I have attached a Word document.
The file is attached.
Please find the file attached (to this email).
Please take a look at the attached document.
You will find the file attached to this email.
Please find attached a copy of our company presentation.
The spreadsheet, which you will find attached (to this email), is...

See the attached file. Viz přiložený soubor.
See the attachment. Viz příloha.

Zkratky

Zkratky jsou další téma, které souvisí s psanou angličtinou. Většinou jde však o dopisy či emaily neformální. Pojďme si opět ukázat ty nejznámější:

ASAP = as soon as possible co nejdříve
FYI = for your information pro vaši informaci
BTW = by the way mimochodem
PLS = please prosím

e.g. = for example například (exempli gratia)
i.e. = that is to znamená, jinými slovy (id est)
etc. = et cetera a tak dále (můžete také říct 'and so on') nepoužívá se ve formálním textu

Pozn.: Pokud v textu uvidíte e.g. nebo i.e., nehláskujte je. Uvidíte-li v textu e.g., čtěte jednoduše for example.
etc. se však může přečíst 'et cetera'

Zkratkám se budeme určitě ještě věnovat podrobně v jedné z našich dalších lekcí. Zde jsem zmínil několik, na které můžete narazit v emailech. Nakonec jen připomenu, že 'zkratka' se řekne abbreviation
Pokud vás zajímavý zkratky v běžné řeči, přečtěte si článek ZDE.

Závěr

V tomto článku jsme si řekli mnohé o psaní emailů. Určitě se tyto informace budou hodit i při psaní dopisů. Těm se však budeme věnovat v našem kurzu později.

S psaním emailů i dopisů také souvisí používání 'pokročilejších' spojek a spojovacích výrazů. V další části páté lekce tedy zatím nenajdete testy, ale druhou část kapitoly TIPS and TRICKS, která se bude věnovat právě užitečným spojkám a spojovacím výrazům, které vylepší váš psaný projev.