Help for English

BUSINESS 05: Jak napsat anglický email

INTERMEDIATE Vydáno dne 13.11.2009

Článek ze sekce ‚TIPS and TRICKS‘ o tom, jak psát emaily v angličtině. Víte, jak přečíst ‚zavináč‘, a znáte základní rozdíly mezi formální a neformální angličtinou? Více v článku.



Course Map (mapa kurzu)

Unit 05: EMAILS

Jak napsat anglický email

Jak jistě víte, v našem příběhu (storyline), který uvádí každou lekci, dostal Michael Skoda email od pracovní agentury, kde se uchází o místo. Byl to email velice obecný a Michael se bohužel ani nedozvěděl, jestli má šanci dostat se na pracovní pohovor. Netrpělivě čeká, zda se mu ozvou ještě jednou a pozvou ho na pohovor do Londýna. My si však mezitím řekneme něco právě o psaní emailů v angličtině.

Na úvod je dobré připomenout, že email se liší od běžného dopisu. Mají však také mnoho společného. Ač je emailová forma komunikace považována za méně formální než dopis, emaily se dají rozdělit do třech kategorií:

  • neformální (informal)
  • neutrální (neutral)
  • formální (formal)

Stejně se dají rozdělit také dopisy. Psaní dopisů se však budeme věnovat v jedné z našich dalších lekcí kurzu obchodní angličtiny.

Neformální email:

Tento druh emailu je studentům angličtiny určitě nejbližší, jelikož zde mohou používat hovorové výrazy a zkratky. Neformální dopis budete posílat třeba kamarádovi, nebo kolegovi, kterého dobře znáte. Email bude velice stručný a nebudete v něm pravděpodobně řešit styl, či uhlazenost.

Neutrální email:

Tento email není ani příliš formální, ani neformální. Vyvarujete se zde hovorových výrazů, ale na druhou stranu nebudete volit ani obraty příliš knižní. Styl je věcný. Takový email zašlete například kolegovi, kterého dobře neznáte, nadřízenému, či obchodnímu partnerovi, se kterým již spolupracujete. Neutrální formu je občas složitější odhadnout. Někdy se může jednat o neutrální dopis s neformálním ‘nábojem’ nebo naopak s formálním. Z tohoto důvodu se budeme níže věnovat především formálním a neformálním emailům.

Formální email:

Formální email je pro studenty angličtiny nejtěžší, jelikož je zde zapotřebí používat obraty, které se nepoužívají v běžném hovoru, a studenti je nemohou znát většinou ani z knih, filmů nebo seriálů. Takový email budete posílat obchodním partnerům, které například chcete získat pro spolupráci, nebo budete-li zasílat oficiální stížnost.

Zavináč

Pokud se budeme bavit o emailech, je třeba zmínit možná to nejdůležitější, a to je ‘zavináč’. Studenti velmi často neví, jak tento znak přečíst, ale je to velice jednoduché:

zavináč = at/'æt/

Můžete vám pomoci tento obrázek:

Představte si znak zavináče, který je vlastně písmeno a, kolem kterého je ‘obtočeno’ písmeno t.

Čtení emailové adresy

Se čtením emailové adresy nejvíce souvisí schopnost hláskování. Studenti to však často podceňují, a pokud jim někdo diktuje svoji emailovou adresu, řádně se zapotí.

Pozn.: O hláskování zde máme samostatný článek Jak na to: Spelling, čili hláskování, kde si můžete jednotlivá písmena poslechnout. Určitě toto téma nepodceňujte a snažte se spelling doučit.

V emailové adrese však jsou ještě další důležité znaky:

zavináč = at/'æt/
tečka = dot/'dɒt/
podtržítko = underscore/'ʌndəskɔ:­/
pomlčka = hyphen/'haɪfn/ nebo dash/'dæʃ/

Pozn.: Hyphen je krátká pomlčka (uprostřed slova), dash je dlouhá (mezi slovy nebo větami). Technicky tedy v emailech píšeme hyphen, ale toto slovíčko někteří nerodilí mluvčí neznají, proto zmiňujeme i dash.

Jak přečíst anglickou tečku:

  • dot/'dɒt/ = tečka v emailové nebo webové adrese
  • point/'pɔɪnt/ = desetinná tečka
  • full stop/'fʊl stɒ­p/ = tečka za větou (BrE)
  • period/'pɪəriəd = tečka za větou (AmE)

Pozn.: Více se o anglických tečkách dočtete zde.

Záhlaví emailu

Pokud jde o záhlaví, email a dopis se liší. U dopisu píšete adresu odesilatele i příjemce. U emailu nic takového nenajdete. Hlavička emailu je vždy stejná, a pokud používáte anglický editor, setkáte se s těmito výrazy:

from = od
to = pro
cc (carbon copy) = kopie (carbon paper = ‘kopírák’)
bcc (blind carbon copy) = skrytá kopie
subject = předmět

reply = odpovědět
reply to all = odpovědět všem
forward = přeposlat

Subject (předmět zprávy)

Asi není potřeba zdůrazňovat, že předmět zprávy (subject) musíte vždy vyplnit. Měl by být pochopitelně jasný a stručný. Pokud máte referenční číslo, číslo objednávky nebo nabídky, je vhodné je napsat přímo sem.

Oslovení

Při volbě oslovení je důležitý styl dopisu, jedná-li se o formální, neutrální nebo neformální email.

Formální oslovení

Formálnímu oslovení jsme se již věnovali ve čtvrté lekci v kapitole Jak napsat motivační dopis. Pojďme si to zopakovat:

Znáte-li jméno příjemce emailu, pak napíšete:

Dear Mr Jackson (BrE)
Dear Mr. Jackson (AmE)
Dear Ms Wong (BrE)
Dear Ms. Wong (AmE)

Pozn.: Ms použijeme tehdy, když nevíme, zda-li je příjemce paní = Mrs nebo slečna = Miss. Obecně je dobré používat tedy jen Mr a Ms.

Neznáte-li jméno dotyčné osoby, musíte použít univerzální oslovení:

Dear Sir or Madam
Dear Sir/Madam

To whom it may concern = K rukám osoby, které se to týká

Toto oslovení se používá hlavně tehdy, pokud víte, že dopis bude příjemce předávat dál. Pokud například posíláte dopis do firmy na podatelnu a nevíte, na jaké oddělení ani které osobě. Na podatelně rozhodnou, komu dopis předat. V opačném případě však raději používejte Dear Sir/Madam.

Toto oslovení použijete také tehdy, pokud například píšete svému zaměstnanci hodnocení nebo reference a nevíte vlastně, komu tento dopis předá.

Interpunkční znaménko za oslovením

V amerických dopisech se často používá dvojtečka:

Dear Mr Jackson:
Dear Ms Wong:

V britských dopisech se často používá čárka:

Dear Mr Jackson,
Dear Ms Wong,

Pozn.: Pokud napíšete za oslovením čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu.

Znaménko můžete také vynechat:

Dear Mr Jackson
Dear Ms Wong

Neutrální oslovení

Neutrální až lehce neformální oslovení je oslovení jménem, za kterým je většinou čárka. Můžete ji však vynechat:

Dear Paul,
Dear Susan

Neformální oslovení

V neformálním emailu oslovujete příjemce velice přátelsky, například Hi nebo Hello. Opět můžete (ale nemusíte) napsat čárku:

Hi Paul,
Hi Paul
Hello Susan,
Hello Susan

Ať už si zvolíte toto znaménko jakékoli, v následující větě (první věta těla dopisu) by mělo začít první slovo velkým písmenem a to ve všech stylech dopisu či emailu.

Tělo emailu

Do samotného emailu pak napíšete to nejdůležitější. Této části se však nebudeme zatím příliš věnovat, protože je velice obsáhlá.

Podrobněji se budeme věnovat jednotlivým tématům v našich dalších lekcích. Budeme řešit poptávky, nabídky, fakturace, platby, stížnosti, reklamace, upomínky, omluvy a další.

V tomto obecném článku je však třeba připomenout základní rozdíly mezi formálním a neformálním emailem.

Formální email

  • nestažené tvary (you're you are)
  • delší věty
  • knižnější výrazy
  • používání delších tvarů slov (TV television)

Neformální (neutrální) email

  • stažené tvary (you're)
  • krátké věty
  • internetové zkratky
  • emotikony
  • používání zkrácených tvarů (TV)

Rozdíly mezi formální a neformální angličtinou

Jak jsme již zmiňovali, je důležité znát míru formálnosti. Pokud si nejste jisti, raději používejte formálnější výrazy. Pojďme si nyní ukázat několik příkladů slovíček, která se používají spíše ve formálním nebo naopak v neformálním emailu (nebo dopisu):

neformální formální
thanks thank you
I'm sorry I would like to apologize
can you could you
get receive
give provide TTT
buy purchase
more further
a lot of a number of
lots of a great deal of
because of due to
maybe perhaps
but however
because since, as TTT
also in addition
so therefore

Nyní si ukážeme několik příkladových vět.

Please get in touch with me if you want to know more.
Please do not hesitate to contact me if you need further details. TTT

I'm sorry for any problems that I've caused you.
I would like to apologize for any inconvenience I may have caused you. TTT
I would like to apologize for any inconvenience you may have suffered. TTT
apologize/ə'pɒlədʒa­ɪz/ = omluvit se, apology/ə'pɒlədʒi­/ = omluva

If you need more information…
Should you need further information… TTT
inverzi v podmínkových větách si přečtěte zde

Thanks for your email about…
Thank you for your email regarding TTT

Could you please…
I would be grateful if you could… TTT

We sent your order on…
Your order was dispatched on… TTT

I'm sorry to tell you…
regret to inform you that… TTT

I'm happy to tell you…
I am pleased to inform you that… TTT

I'm writing to let you know…
I am writing to draw your attention to… TTT

Thanks for letting me know.
Thank you for bringing the matter to my attention. TTT

Sorry, I won't make it to the meeting.
I am afraid I will not be able to make it to the meeting. TTT
O překladu českého stihnout více zde

I can say that…
I can assure you that… TTT
O slovech assure, insure, ensure více zde

Can you…?
I was wondering if you could… TTT
Would you be so kind and…? TTT
Would you be so kind as to…? TTT

Don't forget…
I would like to remind you… TTT

I'm sorry for…
Please accept my sincere apologies for… TTT

Thanks for letting us…
Thank you for giving us the opportunity to… TTT

See you on Friday.
look forward to seeing you on Friday. TTT

I want an immediate refund.
insist on an immediate refund. TTT

I'd be happy if you could…
I would appreciate it if you could… TTT

We will talk about it with…
We will discuss the matter with… TTT
Více o slovíčku matter zde

I'll find more about it and get back to you ASAP.
I will look into the matter and get back to you as soon as I can. TTT

It's a big problem for us.
The situation is causing us considerable inconvenience. TTT

Please take care of that ASAP.
I hope you will deal with this matter promptly. TTT
Více o slovíčku deal zde

You can order our goods on…
Our goods may be ordered on… TTT

Thanks a lot.
Thank you very much. I really appreciate it. TTT

The date is not suitable for me.
The date is rather inconvenient. TTT

I don't think that…
find it hard to believe that… TTT

Do you know…?
Would you happen to know…? TTT
Více o spojení happen to zde

Do you have…?
Do you happen to have…? TTT
Více o spojení happen to zde

Odstavce (paragraphs)

Zde je třeba připomenout, že odstavce se v emailech neodsazují. Pro větší přehled se však mezi každým odstavcem vynechá jeden volný řádek.

V obchodních dopisech se odstavce odsazovat mohou. Email je však jiná forma komunikace a studenti občas ve snaze vypadat více formálně odsazují odstavce i v emailech, což však nevypadá přirozeně. Nezapomeňte však mezi odstavci vynechat řádek. Text je pak mnohem přehlednější.

Pozn.: Odsazovat odstavce se řekne indent paragraphs.

Závěr emailu

Pod hlavní část dopisu nezapomeňte napsat závěrečný odstavec. I zde se pochopitelně rozlišuje formální a neformální zakončení. V neformálním emailu je však tato část velice volná, proto si zmíníme jen příklady formální:

I would appreciate it if you could reply as soon as possible. TTT
I await your prompt reply with great interest. TTT
Thank you for your prompt reply. TTT
I would be grateful for your response as soon as possible. TTT
I would be very pleased to meet with you and discuss the matter in further details. TTT
Should you require any additional information, do not hesitate to contact me. TTT
Please contact me at your earliest convenience. TTT
I will be happy to hear from you in the near future. TTT
I hope to hear from you in the foreseeable future. TTT
Please feel free to contact me if you have any questions or concerns. TTT
look forward to your prompt reply. TTT
look forward to meeting you. TTT
look forward to hearing from you. TTT

Pozor! Po slovesu look forward to je gerundium (ingový tvar):

I look forward to meet you.
I look forward to meeting you.

‘TO’ je zde totiž předložka, nikoli částice infinitivu!

Více se dozvíte v článku o slovesných vzorcích.

Závěrečný pozdrav

I zde je důležité rozlišovat formální, neformální a neutrální angličtinu.

Formální pozdrav

I o závěrečných pozdravech jsme se již bavili ve čtvrté lekci. Pro připomenutí:

  • znáte-li jméno adresáta (Dear Ms Wong):

Yours sincerely (BrE)
Yours sincerely / Sincerely (AmE)

  • neznáte-li jméno adresáta (Dear Sir/Madam):

Yours faithfully (BrE)
Yours sincerely / Sincerely (AmE)

Neutrální pozdrav

Neutrální nebo méně formální pozdravy jsou například:

Best regards
Kind regards
Kindest regards
Regards
Best wishes

Neformální pozdrav

Neformální pozdrav může být prakticky cokoli, například:

Yours
See you soon
Love
Take care

Pozn.: Ať píšete formální či neformální email, pokud jde o interpunkční znaménko za závěrečným oslovením, platí většinou pravidlo, že pokud jste napsali za oslovením v úvodu dopisu čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu. Je to však obecné pravidlo, které se často ‘porušuje’.

Přílohy

Pokud přikládáte v emailu přílohu, je dobré na tento fakt upozornit a zde se nám opět mohou hodit některá ustálená spojení:

Please find attached my CV.
I have attached a Word document.
The file is attached.
Please find the file attached (to this email).
Please take a look at the attached document.
You will find the file attached to this email.
Please find attached a copy of our company presentation.
The spreadsheet, which you will find attached (to this email), is…

See the attached file. TTT
See the attachment. TTT

viz

Poslední dva příklady začínají slovesem see, které zde má význam českého ‘viz’.

see below* = viz níže
see above = viz výše

Pozn.: Ve formálnější angličtině je vhodnější použít vazby jako ‘as mentioned above’, ‘as noted below’ apod.

see the attached file = viz přiložený soubor
see the attachment = viz příloha

Zkratky

Zkratky jsou další téma, které souvisí s psanou angličtinou. Většinou jde však o dopisy či emaily neformální. Pojďme si opět ukázat ty nejznámější:

ASAP = as soon as possible TTT
FYI = for your information TTT
BTW = by the way TTT
PLS = please TTT

e.g. = for example TTT
i.e. = that is TTT
etc. = et cetera TTT

Více o zkratkách se dočtete zde a zde.

Odpověď v nepřítomnosti

Možná se vám bude hodit několik příkladových emailů, které nechat rozesílat v automatické odpovědi v případě nepřítomnosti:

Thank you for your email.

I am out of the office until Friday, 11th May, 2011 and your email will not be forwarded.

Should the matter be important, please contact James Morgan (james.morgan@abc.com) in my absence.

Thank you for understanding.

Kindest regards

Thank you very much for your email.

I am out of office from Monday 1st August to Friday 5th August. I will have limited access to my e-mail during this period.

In my absence, please feel free to contact James Morgan on +44 765 569 2598 or email james.morgan@abc.com.

Thank you for your understanding.

Best regards

Thank you for your email. I am out of the office from 29th September to 3rd October and unable to respond at this time.

I will review your message following my return on 4th October. If you need immediate assistance, contact James Morgan (james.morgan@abc.com).

Thank you for your understanding.

Best regards

Závěr

V tomto článku jsme si řekli mnohé o psaní emailů. Určitě se tyto informace budou hodit i při psaní dopisů. Těm se však budeme věnovat v našem kurzu později.

S psaním emailů i dopisů také souvisí používání pokročilejších spojek a spojovacích výrazů. V další části páté lekce tedy zatím nenajdete testy, ale druhou část kapitoly TIPS and TRICKS, která se bude věnovat právě užitečným spojkám a spojovacím výrazům, které vylepší váš psaný projev.



Pokračovat můžete zde:

PRE-INTERMEDIATE

Pleteme si: LIKE a AS (jako a jako)

Jaký je rozdíl mezi předložkami LIKE (jako) a AS (jako), zaměříme se i na další způsoby vyjádření českého ‚jako‘ a na některé gramatické vazby.
INTERMEDIATE

Jak napsat anglický životopis

Článek z našeho kurzu obchodní angličtiny o tom, jak by měl vypadat anglický životopis. (upravený článek z roku 2009)

PRE-INTERMEDIATE

What does he look like? / What is he like?

Jak je to s těmito záludnými otázkami? Jak je správně vytvořit, použít a co přesně znamenají? (upravený článek z roku 2009)

Komentáře k článku
Téma Přísp. Přečteno Poslední příspěvek
Nepřečteno BUSINESS 05: Jak napsat anglický email 45 117383 Od Franta K. Barták poslední příspěvek
před 2 lety