*
Help For English - angličtina na internetu zdarma!
English Me
*

BUSINESS 05: Jak napsat anglický email

Vydáno dne 13.11.2009

Článek ze sekce ‚TIPS and TRICKS‘ o tom, jak psát emaily v angličtině. Víte, jak přečíst ‚zavináč‘, a znáte základní rozdíly mezi formální a neformální angličtinou? Více v článku.

Course Map (mapa kurzu)


Unit 05: EMAILS

TIPS and TRICKS: Jak napsat anglický email

Jak jistě víte, v našem příběhu (storyline), který uvádí každou lekci, dostal Michael Skoda email od pracovní agentury, kde se uchází o místo. Byl to email velice obecný a Michael se bohužel ani nedozvěděl, jestli má šanci dostat se na pracovní pohovor. Netrpělivě čeká, zda se mu ozvou ještě jednou a pozvou ho na pohovor do Londýna.

My si však mezitím řekneme něco právě o psaní emailů v angličtině.

Na úvod bych rád připomněl, že email se liší od běžného dopisu. Mají však také mnoho společného. Ač je emailová forma komunikace považována za méně formální než dopis, emaily se dají rozdělit do třech kategorií:

- neformální (informal)
- neutrální (neutral)
- formální (formal)

Stejně se dají rozdělit také dopisy. Psaní dopisů se však budeme věnovat v jedné z našich dalších lekcí kurzu obchodní angličtiny.



Neformální email:


Tento druh emailu je studentům angličtiny určitě nejbližší, jelikož zde mohou používat hovorové výrazy a zkratky. Neformální dopis budete posílat třeba kamarádovi, nebo kolegovi, kterého velmi dobře znáte. Email bude velice stručný a nebudete v něm pravděpodobně řešit styl, či uhlazenost.


Neutrální email:


Tento email není ani příliš formální, ani neformální. Vyvarujete se zde hovorových výrazů, ale na druhou stranu nebudete volit ani obraty příliš knižní. Styl je věcný. Takový email zašlete například kolegovi, kterého dobře neznáte, nadřízenému, či obchodnímu partnerovi, se kterým již spolupracujete.
Neutrální formu je občas složitější odhadnout. Někdy se může jednat o neutrální dopis s neformálním 'nábojem' nebo naopak s formálním. Z tohoto důvodu se budeme níže věnovat především formálním a neformálním emailům.


Formální email:

Formální email je pro studenty angličtiny nejtěžší, jelikož je zde zapotřebí používat obraty, které se nepoužívají v běžném hovoru, a studenti je nemohou znát většinou ani z knih, filmů nebo seriálů. Takový email budete posílat obchodním partnerům, které například chcete získat pro spolupráci, nebo budete-li zasílat oficiální stížnost.

 

Zavináč

Pokud se budeme bavit o emailech, je třeba zmínit možná to nejdůležitější, a to je 'zavináč'. Studenti velmi často neví, jak tento znak přečíst, ale je to velice jednoduché:

zavináč = at ət

Můžete vám pomoci tento obrázek:


Představte si znak zavináče, který je vlastně písmeno a, kolem kterého je 'obtočeno' písmeno t.

 

Čtení emailové adresy

Se čtením emailové adresy nejvíce souvisí schopnost hláskování. Studenti to však často podceňují, a pokud jim někdo diktuje svoji emailovou adresu, řádně se zapotí.

O hláskování zde máme samostatný článek Jak na to: Spelling, čili hláskování, kde si můžete jednotlivá písmena poslechnout. Určitě toto téma nepodceňujte a snažte se spelling doučit.

V emailové adrese však jsou ještě další důležité znaky:

zavináč = at ət

podtržítko = underscore ʌndə'skɔ:r

pomlčka = hyphen 'haɪfən / dash dæʃ
Hyphen je krátká pomlčka (uprostřed slova), dash je dlouhá (mezi slovy nebo větami).
Setkat se můžete s oběma.

lomítko = slash slæʃ
zpětné lomítko = backslash

tečka = dot dɒt

 

Jak přečíst anglickou tečku:

dot = tečka v emailové adrese nebo adrese webových stránek

point = desetinná tečka

V angličtině nemají desetinnou čárku, ale desetinnou tečku:
1 234,56 česky
1,234.56 anglicky

full stop = tečka na konci věty BrE

period 'pɪriəd = tečka na konci věty AmE

 

Záhlaví emailu

Pokud jde o záhlaví, email a dopis se liší. U dopisu píšete adresu odesilatele i příjemce. U emailu nic takového nenajdete.

Hlavička emailu je vždy stejná, a pokud používáte anglický editor, setkáte se s těmito výrazy:

from = od
to
= pro
cc
(carbon copy) = kopie carbon paper = 'kopírák'
bcc (blind carbon copy) = skrytá kopie
subject
= předmět

reply = odpovědět
reply
to all = odpovědět všem
forward
= přeposlat

 

Subject (předmět zprávy)

Asi není potřeba zdůrazňovat, že předmět zprávy (subject) musíte vždy vyplnit. Měl by být pochopitelně jasný a stručný. Pokud máte referenční číslo, číslo objednávky nebo nabídky, je vhodné je napsat přímo sem.

 

Oslovení

Při volbě oslovení je důležitý styl dopisu, jedná-li se o formální, neutrální nebo neformální email.


Formální oslovení

Formálnímu oslovení jsme se již věnovali ve čtvrté lekci v kapitole Jak napsat motivační dopis. Pojďme si to zopakovat:

Oslovení je spíše obecně věcí dopisů jako takových, než pouze emailů. Dopisům se budeme podrobně věnovat v některé z dalších lekcí.

- znáte-li jméno příjemce emailu, pak napíšete:

Dear Mr Jackson
Dear Mr. Jackson
Dear Ms Wong
Dear Ms. Wong

Pozn.: tečka se píše převážně v americké angličtině

Ms použijeme tehdy, když nevíme, zda-li je příjemce paní = Mrs nebo slečna = Miss.
Obecně je dobré držet se pouze tohoto oslovení.

- neznáte-li však jméno dotyčné osoby, musíte použít univerzální oslovení:

Dear Sir or Madam
Dear Sir/Madam

To whom it may concern = K rukám osoby, které se to týká
Toto oslovení se používá hlavně tehdy, pokud víte, že dopis bude příjemce předávat dál. Pokud například posíláte dopis do firmy na podatelnu a nevíte, na jaké oddělení ani které osobě. Na podatelně rozhodnou, komu dopis předat. V opačném případě však raději používejte Dear Sir/Madam.
Toto oslovení použijete také tehdy, pokud například píšete svému zaměstnanci hodnocení nebo reference a nevíte vlastně, komu tento dopis předá.

 

Interpunkční znaménko za oslovením

V amerických dopisech se často používá dvojtečka:
Dear Mr Jackson:
Dear Ms Wong:

Pozn.: Dvojtečka je považována za mnohem formálnější, než čárka.

V britských dopisech se často používá čárka:
Dear Mr Jackson,
Dear Ms Wong,

Pozn.: Pokud napíšete za oslovením čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu.

Znaménko můžete také vynechat:
Dear Mr Jackson
Dear Ms Wong

 

Neutrální oslovení

Neutrální až lehce neformální oslovení je oslovení jménem, za kterým je většinou čárka. Můžete ji však vynechat:

Dear Paul,
Dear
Susan


Neformální oslovení

V neformálním emailu oslovujete příjemce velice přátelsky, například Hi nebo Hello. Opět můžete (ale nemusíte) napsat čárku:

Hi Paul,
Hi
Paul
Hello Susan,
Hello
Susan

 

Ať už si zvolíte toto znaménko jakékoli, v následující větě (první věta těla dopisu) by mělo začít první slovo velkým písmenem.

 

Tělo emailu

Do samotného emailu pak napíšete to nejdůležitější. Této části se však nebudeme zatím příliš věnovat, protože je velice obsáhlá.

Podrobněji se budeme věnovat jednotlivým tématům v našich dalších lekcích. Budeme řešit poptávky, nabídky, fakturace, platby, stížnosti, reklamace, upomínky, omluvy a další.

V tomto obecném článku je však třeba připomenout základní rozdíly mezi formálním a neformálním emailem.

Formální email

- nestažené tvary (you're you are)
- delší věty
- knižnější výrazy
- používání delších tvarů slov (TV television)

Neformální (neutrální) email

- stažené tvary (you're)
- krátké věty
- internetové zkratky
- emotikony
- používání zkrácených tvarů (TV)

 

Rozdíly mezi formální a neformální angličtinou

Jak jsem již zmiňoval, je důležité znát míru formálnosti. Pokud si nejste jisti, raději používejte formálnější výrazy.

Pojďme si nyní ukázat několik příkladů slovíček, která se používají spíše ve formálním nebo v neformálním emailu (nebo dopisu):

neformálníformální
thanksthank you
I'm sorryI would like to apologize
can youcould you
getreceive
giveprovide
buypurchase
morefurther
a lot ofa number of
lots ofa great deal of
because ofdue to
maybeperhaps
buthowever
becausesince, as
alsoin addition
sotherefore

 

Nyní si ukážeme několik příkladových vět:
formální angličtina je zvýrazněna modře

 

Please get in touch with me if you want to know more.
Please do not hesitate to contact me if you need further details.

I'm sorry for any problems that I've caused you.
I would like to apologize for any inconvenience I may have caused you.
I would like to apologize for any inconvenience you may have suffered.
apologize (v) ə'pɒlədʒaɪz = omluvit se, apology (n) ə'pɒlədʒɪ= omluva

If you need more information...
Should you need further information...

O inverzi v podmínkových větách si přečtěte ZDE.

Thanks for your email about...
Thank you for your email regarding...

Could you please...
I would be grateful if you could...

We sent your order on...
Your order was dispatched on...

I'm sorry to tell you...
I regret to inform you that...

I'm happy to tell you...
I am pleased to inform you that...

I'm writing to let you know...
I am writing to draw your attention to...

Thanks for letting me know.
Thank you for bringing the matter to my attention.

Sorry, I won't make it to the meeting.
I am afraid I will not be able to make it to the meeting.

I can say that...
I can assure you that...

Can you...?
I was wondering if you could...
Would you be so kind and...?
Would you be so kind as to...?

Don't forget...
I would like to remind you...

I'm sorry for...
Please accept my sincere apologies for...
apologize (v) ə'pɒlədʒaɪz = omluvit se, apology (n) ə'pɒlədʒɪ= omluva

Thanks for letting us...
Thank you for giving us the opportunity to...

See you on Friday.
I look forward to seeing you on Friday.

I want an immediate refund.
I insist on an immediate refund.

I'd be happy if you could...
I would appreciate it if you could...

We will talk about it with...
We will discuss the matter with...
Více o slovíčku MATTER ZDE.

I'll find more about it and get back to you ASAP.
I will look into the matter and get back to you as soon as I can.

It's a big problem for us.
The situation is causing us considerable inconvenience.

Please take care of that ASAP.
I hope you will deal with this matter promptly.
Více o slovíčku DEAL ZDE.

You can order our goods...
Our goods may be ordered...

Thanks a lot.
Thank you very much. I really appreciate it.

The date is not suitable for me.
The date is rather inconvenient.

I don't think that...
I find it hard to believe that...

Do you know...?
Would you happen to know...?

Do you have...?
Do you happen to have...?
Více o vazbě HAPPEN TO se dočtete ZDE.

 

Odstavce (paragraphs)

Zde je třeba připomenout, že odstavce se v emailech neodsazují. Pro větší přehled se však mezi každým odstavcem vynechá jeden volný řádek.

V obchodních dopisech se odstavce odsazovat mohou. Email je však jiná forma komunikace a studenti občas ve snaze vypadat více 'profi' odsazují odstavce i v emailech, což však nevypadá přirozeně.

Nezapomeňte však mezi odstavci vynechat řádek. Text je pak mnohem přehlednější.

Pozn.: Odsazovat odstavce se řekne indent paragraphs

 

Závěr emailu

Pod hlavní část dopisu nezapomeňte napsat závěrečný odstavec. I zde se pochopitelně rozlišuje formální a neformální zakončení. V neformálním emailu je však tato část velice volná, proto si zmíníme jen příklady formální:

I would appreciate it if you could reply as soon as possible.
I await your prompt reply with great interest.
Thank you for your prompt reply.
I would be grateful for your response as soon as possible.
I would be very pleased to meet with you and discuss the matter in further details.
Should you require any additional information, do not hesitate to contact me.
Please contact me at your earliest convenience.
I will be happy to hear from you in the near future.
I hope to hear from you in the foreseeable future.
Please feel free to contact me if you have any questions or concerns.
I look forward to your prompt reply.
I look forward to meeting you.
I look forward to hearing from you.

Pozor! Po vazbě LOOK FORWARD TO je GERUNDIUM, nikoli infinitiv:

I look forward to meet you.
I look forward to meeting you.

'TO' je zde totiž předložka, nikoli částice infinitivu!
Více se dozvíte v článku o verb patterns ZDE.


Závěrečný pozdrav

I zde je důležité rozlišovat formální, neformální a neutrální angličtinu.


Formální pozdrav

I o závěrečných pozdravech jsem se již bavili ve čtvrté lekci. Pro připomenutí:

Pravidla závěrečného pozdravu v dopisech, tedy i v oficiálních emailech, jsou následující:

- znáte-li jméno adresáta (Dear Ms Wong):

Yours sincerely BrE
Yours sincerely / Sincerely AmE

- neznáte-li jméno adresáta (Dear Sir/Madam):

Yours faithfully BrE
Yours sincerely
/ Sincerely AmE


Neutrální pozdrav

Neutrální nebo méně formální pozdravy jsou například:

Best regards
Kind regards
Kindest regards
Regards
Best wishes


Neformální pozdrav

Neformální pozdrav může být prakticky cokoli, například:

Yours
See you soon
Love
Take care


Pozn.: Ať píšete formální či neformální email, pokud jde o interpunkční znaménko za závěrečným oslovením, platí většinou následující pravidlo:
Pokud jste napsali za oslovením v úvodu dopisu čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu.
Je to však obecné pravidlo, které se často 'porušuje'.

 

Přílohy

Pokud přikládáte v emailu přílohu, je dobré na tento fakt upozornit a zde se nám opět mohou hodit některá ustálená spojení:

Please find attached my CV.
I have attached a Word document.
The file is attached.
Please find the file attached (to this email).
Please take a look at the attached document.
You will find the file attached to this email.
Please find attached a copy of our company presentation.
The spreadsheet, which you will find attached (to this email), is...

See the attached file.
See the attachment.

viz

Poslední dva příklady začínají slovesem SEE, které všichni znáte. Možná pro vás však bude novinka, že toto slovíčka znamená také české 'viz'.

see below = viz níže
see above = viz výše

Pozn.: Ve formálnější angličtině je vhodnější použít vazby jako 'as mentioned above', 'as noted below' apod.

see the attached file = viz přiložený soubor
see the attachment = viz příloha

Pozn.: Ve formální angličtině se můžete setkat s anglickým slůvkem viz, což však znamená 'jmenovitě'.

 

Zkratky

Zkratky jsou další téma, které souvisí s psanou angličtinou. Většinou jde však o dopisy či emaily neformální. Pojďme si opět ukázat ty nejznámější:

ASAP = as soon as possible
FYI = for your information
BTW = by the way
PLS = please

e.g. = for example
i.e. = that is
etc. = et cetera et'setə nepoužívá se ve formálním textu
Více zde.

Pozn.: Pokud v textu uvidíte e.g. nebo i.e., nehláskujte je. Uvidíte-li v textu e.g., čtěte jednoduše for example.

etc. se však může přečíst 'et cetera'

Zkratkám se budeme určitě ještě věnovat podrobně v jedné z našich dalších lekcí. Zde jsem zmínil několik, na které můžete narazit v emailech. Nakonec jen připomenu, že 'zkratka' se řekne abbreviation əbrivi'eɪʃən
Pokud vás zajímavý zkratky v běžné řeči, přečtěte si článek ZDE.

 

Odpověď v nepřítomnosti

Možná se vám bude hodit několik příkladových emailů, které nechat rozesílat v automatické odpovědi v případě nepřítomnosti:

 

Thank you for your email.

I am out of the office until Friday, 11th May, 2011 and your email will not be forwarded.

Should the matter be important, please contact James Morgan (james.morgan@abc.com) in my absence.

Thank you for understanding.

Kindest regards

 

Thank you very much for your email.

I am out of office from Monday 1st August to Friday 5th August. I will have limited access to my e-mail during this period.

In my absence, please feel free to contact James Morgan on +44 765 569 2598 or email james.morgan@abc.com.

Thank you for your understanding.

Best regards

 

Thank you for your email. I am out of the office from 29th September to 3rd October and unable to respond at this time.

I will review your message following my return on 4th October. If you need immediate assistance, contact James Morgan (james.morgan@abc.com).

Thank you for your understanding.

Best regards

 

 

Závěr

V tomto článku jsme si řekli mnohé o psaní emailů. Určitě se tyto informace budou hodit i při psaní dopisů. Těm se však budeme věnovat v našem kurzu později.

S psaním emailů i dopisů také souvisí používání 'pokročilejších' spojek a spojovacích výrazů. V další části páté lekce tedy zatím nenajdete testy, ale druhou část kapitoly TIPS and TRICKS, která se bude věnovat právě užitečným spojkám a spojovacím výrazům, které vylepší váš psaný projev.



Články ze stejné rubriky:

Roman Svozílek je soukromý učitel angličtiny s dvacetiletou praxí. Zaměřuje se především na firemní výuku v Praze. Na těchto webových stránkách spolupracuje od roku 2008.

Komentáře k článku
Téma Přísp. Přečteno Poslední příspěvek
Nepřečteno BUSINESS 05: Jak napsat anglický email 45 110963 Od Franta K. Barták poslední příspěvek
před 6 měsíci

Přihlášení


Menu


Partneři stránek

Anglické učebnice a beletrie s 15 % slevou



Copyright 2005–2017 Vitware s.r.o.
ISSN 1803–8298